Chiedendo da subito scusa agli informatici, una fattura elettronica non è nient'altro che un file di testo che contiene tutti i dati che normalmente sono presenti sul foglio di carta (o sul pdf) che costituisce la fattura "tradizionale". La fattura elettronica rappresenta quindi il contenuto della fattura, privo della sua forma grafica. E' un po' come le pagine web quando vengono visualizzate senza il foglio di stile che ne genera l'aspetto. Giusto per dare un'idea, la home page dello studio, senza foglio di stile è ha questo aspetto:
con il foglio di stile, la vedete su http://www.studiosclavi.com impaginata su due colonne e con titolo e menu che si ridimensionano in base alla larghezza della finestra del browser.
Il file di testo che contiene i dati della fattura elettronica è strutturato secondo un particolare tipo di linguaggio denominato XML, che permette la descrizione di documenti strutturati ed è utilizzato ad esempio dalle banche per scambiarsi i dati dei bonifici oppure dalle società per depositare i bilanci in Camera di commercio (in quest'ultimo caso, nella variante XBRL).
L'aspetto di una fattura elettronica (o, meglio, di una parte di essa) è questo:
<FatturaElettronicaBody>
<DatiGenerali>
<DatiGeneraliDocumento>
<TipoDocumento>TD01</TipoDocumento>
<Divisa>EUR</Divisa>
<Data>2018-09-18</Data>
<Numero>123</Numero>
<Causale>Prestazioni rese nel mese di settembre 2018</Causale>
</DatiGeneraliDocumento>
<DatiOrdineAcquisto>
<RiferimentoNumeroLinea>1</RiferimentoNumeroLinea>
<IdDocumento>66685</IdDocumento>
</DatiOrdineAcquisto>
<DatiContratto>
<RiferimentoNumeroLinea>1</RiferimentoNumeroLinea>
<IdDocumento>123</IdDocumento>
<Data>2018-09-01</Data>
</DatiContratto>
</DatiGenerali>
dove ogni elemento del documento XML, detto tag, contiene i dati di un elemento della fattura. Per leggibilità da parte di noi umani, i tag sono stati colorati in rosso mentre gli elementi della fattura sono in colore nero. Anche la divisione in righe serve solo a noi umani; i computer non ne necessitano.
I dati riportati nell'esempio si riferiscono ad una fattura (tipo documento = TD01; una nota credito sarebbe TD04) emessa in euro in data 18 settembre 2018 con numero 123. In testata è riportata la causale, cioè una descrizione generica relativa a tutte le righe di dettaglio presenti in fattura, i riferimenti all'ordine (un solo ordine, numero 66685) ed al contratto (un solo contratto numero 123 del 1° settembre 2018).
Solo alcuni degli elementi della fattura elettronica sono obbligatori mentre altri sono facoltativi. Se, ad esempio, la fattura non dovesse fare riferimento ad un contratto, il blocco di righe compreso tra <DatiContratto> e </DatiContratto> semplicemente non ci sarebbe.
Ovviamente pensare di scrivere con Word una fattura elettronica è una follia, tuttavia esistono siti web e software che permettono di generare un file XML "a regola d'arte" compilando i dati a computer o in una pagina web. Anche il sito dell'Agenzia delle entrate fornisce, previa richiesta di abilitazione da presentare ad un Ufficio territoriale, un servizio per generare in modo gratuito i file XML:
Ovviamente, arrivati a questo punto, quando a fine mese o a fine trimestre si mandano i documenti al commercialista, non serviranno più buste o scansioni, ma sarà sufficiente trasmettere per email gli XML dei documenti.
Da ultimo, una piccola curiosità: per vedere il contenuto di una fattura elettronica in formato XML, lo strumento migliore è Firefox: è gratuito e applica anche automaticamente la formattazione con i rientri che vedete nell'esempio sopra riportato.
