A differenza delle fatture "tradizionali", le fatture elettroniche non possono essere inviate direttamente al proprio cliente, neppure tramite PEC, ma devono essere veicolate tramite il sistema di interscambio (SdI) dell'Agenzia delle entrate. Il SdI è un servizio che riceve tutte le fatture elettroniche emesse, effettua determinati controlli di correttezza formale, quali completezza dei dati obbligatori, esistenza e validità di partita IVA o codice fiscale del destinatario e correttezza dei conteggi e provvede al recapito o alla messa a disposizione al destinatario, notificando all'emittente l'avvenuto recapito.
Per emettere una fattura elettronica occorre quindi:
- compilare la fattura tramite un software di fatturazione oppure tramite un servizio online;
- generare e trasmettere il file XML (nei servizi online questa fase viene svolta dal pulsante "conferma e invia la fattura");
- attendere la ricevuta di consegna al destinatario, che arriva al massimo dopo 5 giorni.
Per ricevere la fattura elettronica è consigliabile indicare preventivamente all'Agenzia delle entrate la modalità con cui si vogliono ricevere le fatture, visto che i canali ammessi sono più di uno (PEC, servizi web, trasmissione FTP) e, se non si indica nulla, la fattura viene recapitata sul servizio indicato dal soggetto che l'ha emessa. Ad esempio, se ho indicato che voglio ricevere le fatture tramite PEC:
diventa irrilevante il recapito che il mio fornitore indica nella singola fattura, in quanto tutte le fatture verranno recapitate nella mia PEC. E' appena il caso di ricordare che gli indirizzi PEC delle imprese, dei professionisti e della PA sono dati pubblici, accessibili gratuitamente online rispettivamente sui siti Infoimprese, INIPEC e IndicePA.
Il Codice Destinatario viene invece utilizzato nel caso si disponga di un canale accreditato per invio e ricezione delle fatture elettroniche ed appare quindi un metodo destinato a chi invia e riceve un numero consistente di fatture e dispone di apposito software gestionale. L'avvertenza del SdI a tale proposito è:
La richiesta di accreditamento serve solo se un'azienda intende creare un canale telematico dedicato e sempre attivo (canale di tipo FTP o Web-Service) tra i suoi server e il SdI: questa procedura, quindi, è rivolta a quegli operatori caratterizzati da un particolare grado di informatizzazione, capaci di gestire con continuità e con costante presidio di personale il sistema informativo collegato al SdI e che devono trasmettere e/o ricevere un numero molto rilevante di file fatture elettroniche. (grassetto nell'originale)
Alla data di questo post il servizio di comunicazione dell'indirizzo telematico è attivo solo per i soggetti registrati direttamente al servizio Fatture e corrispettivi, cioè sostanzialmente i commercialisti e gli altri soggetti che inviano telematicamente le dichiarazioni fiscali. I commercialisti, che pure possono accedere al servizio anche come delegati dei propri clienti, quando operano tramite delega si trovano di fronte ad un portale che permette solo l'invio delle liquidazioni IVA periodiche e degli spesometri, senza accesso alla sezione della fatturazione elettronica:
A differenza di quanto possono fare gli enti pubblici con la Fattura Elettronica PA (FEPA), i soggetti privati destinatari delle fatture elettroniche non possono respingere tramite SdI le fatture ricevute ma, in caso di errori e contestazioni, devono continuare a ricorrere ai metodi tradizionali di sospensione del pagamento, richiesta di nota credito ecc.
