QR Code

In un mondo dove questi simboli sono sempre più frequenti la fattura elettronica non poteva ovviamente fare a meno.

In realtà si tratta di un modo semplice e velocissimo per poter comunicare chi ci deve emettere una fattura quali sono i nostri dati necessari per l'emissione, il tutto in un modo semplice e a prova di errore.

Il QR Code della fatturazione elettronica contiene infatti:

• codice fiscale
• partita Iva
• denominazione
• indirizzo
• eventuale modalità preferita per ricevere le fatture elettroniche

Questo codice può essere generato fin d'ora e può essere salvato sia in formato gif che PDF. Il formato gif è l’ideale per essere salvato nell’album foto del proprio smartphone ed essere mostrato sullo schermo a chi deve emetterci una fattura elettronica; il PDF è un foglio che riporta, oltre al QR code, anche tutte le indicazioni in esso contenuto stampate in formato testo

A differenza della registrazione dell'indirizzo telematico di ricezione delle fatture elettroniche (v. post precedente), i commercialisti possono già generare il QR code dei clienti che hanno conferito loro la delega per l'accesso cassetto fiscale, anche se ovviamente è opportuno prima registrare la modalità preferite di ricezione delle fatture, in modo che il codice riporti i dati completi.

Delega al commercialista

Novità dell’ultima ora: entro fine ottobre sarà possibile conferire la delega al commercialista direttamente in studio, senza bisogno di recarsi personalmente ad un Ufficio delle Entrate.

Spedire e ricevere fatture elettroniche

Una volta visto com'è fatta una fattura elettronica, vediamo come fare a spedirla e riceverla.

A differenza delle fatture "tradizionali", le fatture elettroniche non possono essere inviate direttamente al proprio cliente, neppure tramite PEC, ma devono essere veicolate tramite il sistema di interscambio (SdI) dell'Agenzia delle entrate. Il SdI è un servizio che riceve tutte le fatture elettroniche emesse, effettua determinati controlli di correttezza formale, quali completezza dei dati obbligatori, esistenza e validità di partita IVA o codice fiscale del destinatario e correttezza dei conteggi e provvede al recapito o alla messa a disposizione al destinatario, notificando all'emittente l'avvenuto recapito.

Per emettere una fattura elettronica occorre quindi:

• compilare la fattura tramite un software di fatturazione oppure tramite un servizio online;
• generare e trasmettere il file XML (nei servizi online questa fase viene svolta dal pulsante "conferma e invia la fattura");
• attendere la ricevuta di consegna al destinatario, che arriva al massimo dopo 5 giorni.

Per ricevere la fattura elettronica è consigliabile indicare preventivamente all'Agenzia delle entrate la modalità con cui si vogliono ricevere le fatture, visto che i canali ammessi sono più di uno (PEC, servizi web, trasmissione FTP) e, se non si indica nulla, la fattura viene recapitata sul servizio indicato dal soggetto che l'ha emessa. Ad esempio, se ho indicato che voglio ricevere le fatture tramite PEC:

diventa irrilevante il recapito che il mio fornitore indica nella singola fattura, in quanto tutte le fatture verranno recapitate nella mia PEC. E' appena il caso di ricordare che gli indirizzi PEC delle imprese, dei professionisti e della PA sono dati pubblici, accessibili gratuitamente online rispettivamente sui siti Infoimprese, INIPEC e IndicePA.

Il Codice Destinatario viene invece utilizzato nel caso si disponga di un canale accreditato per invio e ricezione delle fatture elettroniche ed appare quindi un metodo destinato a chi invia e riceve un numero consistente di fatture e dispone di apposito software gestionale. L'avvertenza del SdI a tale proposito è:

La richiesta di accreditamento serve solo se un'azienda intende creare un canale telematico dedicato e sempre attivo (canale di tipo FTP o Web-Service) tra i suoi server e il SdI: questa procedura, quindi, è rivolta a quegli operatori caratterizzati da un particolare grado di informatizzazione, capaci di gestire con continuità e con costante presidio di personale il sistema informativo collegato al SdI e che devono trasmettere e/o ricevere un numero molto rilevante di file fatture elettroniche. (grassetto nell'originale)

Alla data di questo post il servizio di comunicazione dell'indirizzo telematico è attivo solo per i soggetti registrati direttamente al servizio Fatture e corrispettivi, cioè sostanzialmente i commercialisti e gli altri soggetti che inviano telematicamente le dichiarazioni fiscali. I commercialisti, che pure possono accedere al servizio anche come delegati dei propri clienti, quando operano tramite delega si trovano di fronte ad un portale che permette solo l'invio delle liquidazioni IVA periodiche e degli spesometri, senza accesso alla sezione della fatturazione elettronica:

A differenza di quanto possono fare gli enti pubblici con la Fattura Elettronica PA (FEPA), i soggetti privati destinatari delle fatture elettroniche non possono respingere tramite SdI le fatture ricevute ma, in caso di errori e contestazioni, devono continuare a ricorrere ai metodi tradizionali di sospensione del pagamento, richiesta di nota credito ecc.

Esterometro

Il passaggio alla fattura elettronica rischia essere tutt'altro che una semplificazione per i soggetti che operano con l'estero.

Dal momento che le operazioni transfrontaliere ed alcune operazioni interne (es. quelle con soggetti esteri identificati direttamente in Italia) sono escluse dalla fatturazione elettronica, la bozza della norma prevede l'introduzione di una comunicazione mensile (!) relativa a tali operazioni, con invio dei dati di controparte, data e numero documento, conteggi IVA. In pratica si tratta in tutto e per tutto di una e-fattura, solamente priva di descrizioni e importi parziali (es. invece di inviare "5 kg di mele a 1,00 €/kg = 5,00 €" si invia solamente "5,00 €").

La comunicazione ha per oggetto sia le operazione attive che quelle passive, ossia fatture emesse e fatture ricevute; unica esclusione sono le operazioni per le quali viene presentata una dichiarazione doganale (es. import ed export extra-UE con visto uscire o sdoganamento). Al momento non sono previste esclusioni per le operazioni da comunicare tramite gli elenchi Intrastat per cui le operazioni con controparti UE sono soggette a doppia comunicazione.

XML

Ma cos'è esattamente una fattura elettronica? Quali sono le differenze con una fattura tradizionale?

Chiedendo da subito scusa agli informatici, una fattura elettronica non è nient'altro che un file di testo che contiene tutti i dati che normalmente sono presenti sul foglio di carta (o sul pdf) che costituisce la fattura "tradizionale". La fattura elettronica rappresenta quindi il contenuto della fattura, privo della sua forma grafica. E' un po' come le pagine web quando vengono visualizzate senza il foglio di stile che ne genera l'aspetto. Giusto per dare un'idea, la home page dello studio, senza foglio di stile è ha questo aspetto:

con il foglio di stile, la vedete su http://www.studiosclavi.com impaginata su due colonne e con titolo e menu che si ridimensionano in base alla larghezza della finestra del browser.

Il file di testo che contiene i dati della fattura elettronica è strutturato secondo un particolare tipo di linguaggio denominato XML, che permette la descrizione di documenti strutturati ed è utilizzato ad esempio dalle banche per scambiarsi i dati dei bonifici oppure dalle società per depositare i bilanci in Camera di commercio (in quest'ultimo caso, nella variante XBRL).

L'aspetto di una fattura elettronica (o, meglio, di una parte di essa) è questo:

<FatturaElettronicaBody>
<DatiGenerali>
<DatiGeneraliDocumento>
<TipoDocumento>TD01</TipoDocumento>
<Divisa>EUR</Divisa>
<Data>2018-09-18</Data>
<Numero>123</Numero>
<Causale>Prestazioni rese nel mese di settembre 2018</Causale>
</DatiGeneraliDocumento>
<DatiOrdineAcquisto>
<RiferimentoNumeroLinea>1</RiferimentoNumeroLinea>
<IdDocumento>66685</IdDocumento>
</DatiOrdineAcquisto>
<DatiContratto>
<RiferimentoNumeroLinea>1</RiferimentoNumeroLinea>
<IdDocumento>123</IdDocumento>
<Data>2018-09-01</Data>
</DatiContratto>
</DatiGenerali>


dove ogni elemento del documento XML, detto tag, contiene i dati di un elemento della fattura. Per leggibilità da parte di noi umani, i tag sono stati colorati in rosso mentre gli elementi della fattura sono in colore nero. Anche la divisione in righe serve solo a noi umani; i computer non ne necessitano.

I dati riportati nell'esempio si riferiscono ad una fattura (tipo documento = TD01; una nota credito sarebbe TD04) emessa in euro in data 18 settembre 2018 con numero 123. In testata è riportata la causale, cioè una descrizione generica relativa a tutte le righe di dettaglio presenti in fattura, i riferimenti all'ordine (un solo ordine, numero 66685) ed al contratto (un solo contratto numero 123 del 1° settembre 2018).

Solo alcuni degli elementi della fattura elettronica sono obbligatori mentre altri sono facoltativi. Se, ad esempio, la fattura non dovesse fare riferimento ad un contratto, il blocco di righe compreso tra <DatiContratto> e </DatiContratto> semplicemente non ci sarebbe.

Ovviamente pensare di scrivere con Word una fattura elettronica è una follia, tuttavia esistono siti web e software che permettono di generare un file XML "a regola d'arte" compilando i dati a computer o in una pagina web. Anche il sito dell'Agenzia delle entrate fornisce, previa richiesta di abilitazione da presentare ad un Ufficio territoriale, un servizio per generare in modo gratuito i file XML:

Ovviamente, arrivati a questo punto, quando a fine mese o a fine trimestre si mandano i documenti al commercialista, non serviranno più buste o scansioni, ma sarà sufficiente trasmettere per email gli XML dei documenti.

Da ultimo, una piccola curiosità: per vedere il contenuto di una fattura elettronica in formato XML, lo strumento migliore è Firefox: è gratuito e applica anche automaticamente la formattazione con i rientri che vedete nell'esempio sopra riportato.

Fatturazione elettronica: soggetti obbligati ed esclusi

Il 1° gennaio 2019 dovrebbe entrare in vigore l'obbligo di fatturazione elettronica tra privati. Il condizionale è d'obbligo in quanto a poco più di 100 giorni dalla scadenza i lavori in corso sono ancora tanti e abbiamo appena visto slittare l'obbligo di fatturazione elettronica per i carburanti dal 1° luglio di quest'anno al 1° gennaio dell'anno prossimo.

Il sistema di fatturazione elettronica, a regime, dovrà gestire circa 158 milioni di fatture al mese a fronte di una situazione attuale nella quale le fatture elettroniche tra privati (carburanti e filiera degli appalti pubblici) si aggirano sulle 50 mila al mese.

Appare pertanto prematuro consigliare una modalità operativa piuttosto che un'altra o un provider specifico, visto che l'Agenzia delle Entrate ha annunciato il restyling del sito "Fatture e corrispettivi" per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche in modo totalmente gratuito e che il Consiglio nazionale dei Dottori commercialisti ed Esperti contabili ha in corso di pubblicazione un bando di gara per la realizzazione di un servizio di fatturazione elettronica per i clienti degli studi professionali.

Ciò che al momento è chiaro sono i soggetti obbligati ad emettere e/o ricevere fattura elettronica e gli esclusi.

Dal punto di vista del soggetto che emette fattura, possiamo avere:

1. titolare di partita IVA (comprese società ed enti) in regime ordinario
2. titolare di partita IVA nel "regime dei minimi" (inizio attività negli anni 2012-2014)
3. titolare di partita IVA nel regime forfetario
4. non titolare di partita IVA (es. collaborazioni occasionali)

I soggetti di cui ai numeri 2, 3 e 4 sono esclusi dall'obbligo di emissione della fattura elettronica; i soggetti di cui ai numeri 2 e 3 possono però, se desiderano gestire la fatturazione e la conservazione dei documenti in digitale, emettere fattura elettronica. I soggetti di cui al numero 4 sono sempre esclusi.

I soggetti di cui al numero 1 possono, a loro volta, emettere fattura nei confronti di:

1. privati (consumatori o famiglie)
2. soggetto titolare di partita IVA nazionale, sia in regime ordinario che minimo o forfetario
3. soggetto estero (impresa o persona fisica)

Nel terzo caso è esclusa la fatturazione elettronica, per ovvia impossibilità di obbligare soggetti stranieri alla ricezione; negli altri due casi vi è sempre l'obbligo di emettere fattura elettronica, con la possibilità per i soggetti privati di chiedere copia cartacea dell'originale elettronico (es. parcella del medico).