Conservazione 3.0

A partire dal 4 giugno 2021 è entrata in vigore la versione 3.0 dell'accordo per il servizio di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Tale servizio, obbligatorio per legge, viene fornito gratuitamente dall'Agenzia delle Entrate, semplicemente attivandolo sul portale SdI.

Rispetto alla precedente versione 2.0 del 1° luglio 2018, la versione 3.0 ne modifican la durata, portandola da "3 anni con rinnovo espresso" a "tempo indeterminato salvo recesso o risoluzione".

Dal momento che la fattura elettronica è ormai parte della nostra vita lavorativa, è evidente come sia più comodo il servizio 3.0, che dura fino a quando non vi rinunciamo espressamente (o a quando l'AdE ce lo toglie per uso non corretto del servizio…), piuttosto che un servizio che dobbiamo ricordarci di rinnovare ogni tre anni. Oltretutto, se abbiamo attivato il servizio di conservazione quando è partita la fattura elettronica a gennaio 2019 i tre anni, se non sono già scaduti, stanno per scadere.

E' perciò fondamentale, se abbiamo attivato il servizio di conservazione prima del 4 giugno 2021, revocare il precedente accordo e attivare la "Conservazione 3.0". Se l'accordo fosse nel frattempo già scaduto (es. perché tre anni fa eravate stati previdenti l'avevate attivato già a fine 2018),  niente paura perché si può chiedere il recupero retroattivo di tutte le fatture elettroniche che sono transitate dallo SdI a partire dal 1° gennaio 2019.

Per prima cosa, accediamo al portale SdI con il nostro SPID (anche le credenziali Fisconline appartengono ormai ad un'epoca passata!) a andiamo nella sezione "Fatturazione elettronica e Conservazione":

Accediamo quindi alla funzione di Conservazione:

ove potrebbe comparire un messaggio che ci avvisa della prossima scadenza dell'accordo di conservazione:

(…effettivamente è un po' nascosto…)

In basso a destra, clicchiamo su "Verifica o modifica lo stato dell'accordo":

L'accordo può essere retrodatato all'inizio del secondo anno precedente il momento dell'attivazione. N.B.: lo screenshot riporta una retrodatazione al 2 gennaio 2019 poiché l'accordo è stato attivato a dicembre 2021.

Ci viene presentata una schermata che riassume i nostri dati, le date di validità per il servizio di conservazione automatica ed il pulsante per revocare l'accordo attuale:

Procediamo con la revoca dell'accordo in corso, confermando l'operazione:

Una volta effettuata la revoca, veniamo riportati alla schermata precedente, ove l'accordo comprare nello stato di "revocato", con la data dell'operazione di revoca:

Possiamo ora procedere all'attivazione del nuovo accordo, cliccando ancora su "Verifica o modifica lo stato dell'accordo". 

La schermata successiva ci mostra i termini per l'adesione:

Spuntiamo tutte le opzioni e indichiamo come data di recupero retroattivo delle fatture elettroniche il 1° gennaio 2019. Ciò ci garantisce di includere nella conservazione tutte le fatture elettroniche, da quando la fatturazione elettronica è obbligatoria. In caso contrario l'accordo si applica dal giorno successivo a quello di attivazione.

N.B.: come scritto prima, l'accordo può essere retrodatato all'inizio del secondo anno precedente il momento dell'attivazione. Questo post è del dicembre 2021 quindi è possibile il recupero retroattivo di tutte le fatture elettroniche. Gli accordi attivati nel 2022 permetteranno il recupero retroattivo dal 1° gennaio 2020 ecc.

Torniamo un'ultima volta sulla sezione di conservazione per verificare che sia tutto a posto. Dovremmo trovare l'accordo precedente revocato e il nuovo accordo attivo da oggi e con la funzione di recupero retroattivo di tutte le fatture che sono transitate dallo SdI a partire dal 1° gennaio 2019: